Interne Postverteilung mit LogisticsCube.
Prozesse rund um die Poststelle mithilfe von smarten Schließfachanlagen optimieren.
Mit der Variocube LogisticsCube Anwendung in Verbindung mit smarten Schließfächern können Sie die interne Postverteilung, Warenverteilung, den Post- und Paketeingang sowie den Versand abwickeln.
Durch die zeitlich entkoppelte und sichere Übergabe mittels eines Smart-Lockers, gelingt es auch in Zeiten von Homeoffice und Desksharing eine effiziente und kostengünstige interne Logistik anzubieten.
Mit einer API lässt sich unsere LogisticsCube Anwendung vollständig in Ihre Prozesse integrieren. Alternativ können sie das System auch als Stand-alone-Lösung einsetzen und so Ihre interne Postverteilung und andere Prozesse bestmöglich unterstützen.
Die LogisticsCube Anwendung ist bereits bei vielen Unternehmen im Einsatz und wurde kontinuierlich aus Kundenanforderungen heraus weiterentwickelt. Dadurch gewährleisten wir eine sehr hohe Praxistauglichkeit und Effizienz in den Abläufen.
Gerade in wachsenden Unternehmen mit sich laufend ändernder Struktur und Mitarbeiter:innenanzahl stellt sich immer wieder die Frage, wie in Zukunft Briefe und Pakete verteilt werden können. Unsere Soft- und Hardware bietet Ihnen dabei einen entscheidenden Vorteil: Sie ist smart, flexibel und vielseitig.
Vorteile für Ihre Abläufe.
Zeit sparen
Sendungen oder Waren müssen nicht mehr an den Arbeitsplatz geliefert werden. Die Mitarbeiter:innen können alle Sendungen zeitlich flexibel und gesammelt aus dem Schließfach entnehmen.
Kosten senken
Der Wegfall von Mehrfach-Zustellversuchen im Unternehmen ermöglicht es, Personalressourcen effizienter einzusetzen. Durch die Optimierung der First- und Last-Mile wird eine höhere Zustellquote erreicht.
Sicherheit & Nachhaltigkeit
Reduziertes Transportvolumen durch weniger Zustellversuche senkt die CO₂-Emissionen Ihres Unternehmens. Sendungen werden sicher im Schließfach verwahrt und nur autorisierte Personen können diese öffnen.
Institute of Science and Technology Austria macht Sendungs- und Materialübergabeprozesse zukunftsfit.
Am Institute of Science and Technology Austria (ISTA) in Klosterneuburg / NÖ wird seit 2006 Spitzenforschung in den Disziplinen Physik, Mathematik, Informatik und Life Sciences betrieben. Für die stetig steigende Anzahl an Paketlieferungen vertraut man auf Schließfachsysteme und Softwarelösungen von Variocube, um diese effizient und nachverfolgbar entgegenzunehmen und intern zu verteilen.
Aufwand reduzieren, Zeit sparen und Sicherheit in der internen Postverteilung steigern.
Durch die umfassende Analyse Ihrer bestehenden Lösungen und Prozesse im Bereich der internen Postverteilung können wir die LogisticsCube APP genau auf Ihre Anforderungen anpassen. Dabei bietet Ihnen die Kombination aus Software und smarten Schließfachsystemen eine Vielzahl an Lösungen und möglichen Anwendungsszenarien von bloßem Empfang bis hin zur Verteilung an Mitarbeiter:innen, Erfassung und Digitalisierung. Durch die Schnittstellen können wir direkt auf Mitarbeiter:innen- und Standortdaten zugreifen, so wird eine Doppelpflege vermieden und es werden Zeit und Kosten gespart.
Eingehende Post und Pakete mit OCR erfassen & zustellen.
Sendungen werden in Ihrer Postempfangsstelle angenommen und mittels einer Kamera und OCR (optische Zeichenerkennung) Software erfasst. Danach werden sie von Ihren Mitarbeiter:innen zu der passenden Schließfachanlage gebracht und hinterlegt. Durch das Sammeln aller Zustellungen in den Anlagen werden Wege der Poststellenmitarbeiter:innen optimiert und damit Kosten und CO₂-Emissionen gesenkt. Die Abholung erfolgt über einen einmaligen Zustellcode oder mit dem Mitarbeiter:innenausweis.
Interne Postverteilung und Pakethandling.
Die interne Postverteilung und der Paketversand an Kolleginnen und Kollegen oder Abteilungen kann ebenfalls zeitlich entkoppelt mit einer oder mehreren Schließfachanlagen und der LogisticsCube App realisiert werden.
Mittels Schnittstelle in ihr ActiveDirectory oder andere Mitarbeiterdatenbanken können in unserem System Sendungen angekündigt und anschließend in einem Fach hinterlegt werden. Die Poststelle lagert diese dann nur mehr in die zutreffende Schließfachanlage um und benachrichtigt die:den Empfänger:in automatisch via E-Mail oder SMS.
Outbound und Retouren Prozesse.
Nicht nur ein Empfang von Sendungen ist über die Anlage möglich, auch der Versand kann abgewickelt werden. Die Sendung wird einfach im System erfasst und in der Schließfachanlage hinterlegt, Etikettierung und Übergabe an den Versanddienstleister übernimmt die Poststelle. Retouren werden im Portal angemeldet und zentral abgewickelt.
Sichere Übergabe an die:den Empfängerin.
Durch den Versand der Benachrichtigung direkt an die:den Empfänger:in oder dem Verwenden des Mitarbeiter:innenausweises stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen die Sendung entgegennehmen können. So können Gefahrenstoffe oder teures Equipment nur berechtigten Personen entnommen werden. Damit wird die Sicherheit der internen Postverteilung erhöht und sichergestellt, dass nur die:der Empfänger:in eine Sendung entgegennehmen kann.
Digitalisierung von Briefen.
Zusätzlich zur Übergabe von Sendungen besteht auch optional die Möglichkeit, Briefe in Zusammenarbeit mit einem Scan-Dienstleister zu digitalisieren und per E-Mail der:dem Empfänger:in zukommen zu lassen. Falls das Original dennoch benötigt werden sollte, kann es mittels Timestamp einfach aus dem Archiv entnommen werden.
Kostenlose Online-Demo
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OCR (Optische Texterkennung) Erkennung von Labels.
Automatisierte Arbeitsschritte reduzieren den Erfassungsaufwand.
Automatisierung hält in vielen Unternehmensbereichen Einzug, so kann diese auch Prozesse im Mailroom deutlich vereinfachen. Mittels OCR Erkennung der Adresslabels können Empfänger:innen unkompliziert erfasst werden.
Der so teilautomatisierte Prozess der Adresserfassung spart Zeit, da ein händisches Eintragen in Formularfelder entfällt. Zusätzlich werden Fehlerquellen reduziert, da Tippfehler vermieden werden. Sollten doch Probleme bei der Lesbarkeit aufgrund von beschädigten Labels oder unleserlicher Schrift auftreten, wird die Sendung im System zur händischen Nachbearbeitung ausgewiesen.
Automatische Zuordnung der internen Empfänger:innen.
Die Anknüpfung an ihr ActiveDirectory oder an andere Mitarbeiterdatenbanken ermöglicht ein automatisches Erstellen eines Zustelllaufzettels oder Labels, welches der Sendung beigelegt wird. Mit dem generierten Barcode kann die Sendung dann in die passende Anlage eingebucht werden. Der oder die Kolleg:in erhält eine Sendungsankündigung und einen Abholcode. So werden im gesamten Zustell- und Empfangsprozess effektiv Kosten gespart und Prozesse weiter optimiert.
Immer erfolgreich Zustellen.
Mehrfachzustellungen bei der internen Postverteilung vermeiden und Routen optimieren.
In vielen Unternehmen ist es gelebter Alltag, dass die Mitarbeiter:innen der Poststelle von Abteilung zu Abteilung oder von Person zu Person gehen müssen um Briefe, Pakete oder interne Sendungen zustellen zu können.
Hierbei fällt ein enormer Zeitaufwand für die interne Postverteilung an, Zustellwägen müssen beladen und anschließend durch teils enge Gänge geschoben werden. Ist dann ein Kollege oder Kollegin nicht anzutreffen, wird die Sendung wieder mitgenommen und findet den Weg zurück in die Poststelle für einen erneuten Zustellversuch. Dies verursacht enorme Personal- und Transportkosten, der Zeitaufwand für die interne Postverteilung ist immens.
Mit smarten Schließfachanlagen und der praxiserprobten Software von Variocube gehören diese Szenarien der internen Postverteilung der Vergangenheit an.
Post- & Paketannahme
Post- und Paketsendungen werden von Zusteller:innen in der Paketsation eingelagert. Die Zustellungen sind somit unabhängig von den Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter:innen. Die Zusteller:innen müssen keine Sicherheitsschleusen mehr passieren.
Sendungsverarbeitung im Mailroom
Die eingegangenen Sendungen werden von Ihrer Poststelle mittels OCR erfasst und automatisch dem/den Empfänger:in zugeordnet. Anschließend wird die Sendung in eine nahegelegene Paketstation gebracht.
Smart positioniert in stark frequentierten Bereichen
Die Verteilung in Durchgangsbereichen, Treppenhäusern und Foyers ist besonders geeignet, um die Paketstationen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen.
Eine zentrale Station
Auch zentral pro Gebäude oder auf dem Campus sind eigene Räume mit großzügig dimensionierten Paketstationen möglich.
Optimierte Routen
Mehrfache Zustellversuche entfallen, mehr Flexibilität für alle Mitarbeiter.
Richtige Positionierung verkürzt Zustellrouten.
Smarte Schließfachanlagen werden an stark frequentierten und zentralen Orten im oder vor dem Gebäude positioniert. Zum Beispiel im Foyer, nahe den Mitarbeiter-Eingängen, auf Verkehrsflächen wie Gängen, in den einzelnen Stockwerken oder Abteilungen.
Mitarbeiter:innen der Poststelle lagern in der entsprechenden Anlage die Sendungen ein, Kolleginnen und Kollegen können diese nun jederzeit am Weg zum Arbeitsplatz oder nach einer Pause abholen. Eine nachträgliche Installation von Schließfachanlagen ist ein Leichtes, sie benötigen nur einen 230V Stromanschluss und Zugang zum Internet via LAN oder LTE.
Desksharing und Homeoffice: Zustellung/Abholung zeitlich entkoppeln
Durch moderne Arbeitskonzepte wie Desksharing, Homeoffice oder Remote-Work wird die interne Postverteilung oft nochmals verkompliziert. Mitarbeiter:innen sind seltener im Büro anzutreffen oder haben gleich keinen fix zugeordneten Sitzplatz mehr. Um hier Abhilfe zu schaffen, kann mit einer smarten Schließfachanlage von Variocube die Sendung jederzeit zeitlich entkoppelt entgegengenommen werden.
Sichere Entnahme.
Durch den einmaligen Abholcode, welcher der entsprechenden Person direkt zugesendet wird, oder mit dem Mitarbeiter:innenausweis können die Sendungen nur von der dazu berechtigten Person entnommen werden. Dies erhöht die Sicherheit vor allem bei vertraulichen Dokumenten oder bei Gefahrenstoffen. Zusätzlich wird im Hintergrund ein unveränderbares Protokoll erstellt und abgelegt.
Zuverlässige Softwarelösungen.
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Schranksysteme – flexibel, vielseitig und modular.
Unsere innovativen, flexiblen Schranksysteme werden nach höchsten Qualitätsstandards konstruiert und gefertigt. Damit erhalten Sie eine langlebige, widerstandsfähige Schließfachanalge mit langer Laufzeit und geringen Serviceaufwand.
